会道的一缕藕丝牵大象
盲修者千钧铁棒打苍蝇
文：崔律美美哒
编辑：崔小猫（90后）
解决一个问题你的工作里，重复性工作多么？
有统计称：刚开始工作的职场新人，工作内容的85%以上都是重复性工作。即便已经工作3-5年的职场人，也仍要面对30%以上的琐碎日常。
很多职场人常抱怨说：重复性工作，简直烦，没劲！不但占用了大量的时间，常常要加班处理其他工作，而且“技术含量”太低，没有乐趣，失去工作动力。
想象下，如果我们有办法能把这些重复性工作所花时间减少50%，那会是怎样一番美景呢？大约是
·我们可以收获领导的青睐
·我们可以有更多的时间去做更有价值的工作
·我们不必加班
·我们可以有更多的时间去做自己想做的事
·我们甚至可以发展一个斜杠……
于是，问题来了：怎么做，才可以提高重复性工作的效率，真正达到事半功倍呢？
我的做法自制模板，使用模板！
具体来说：每当我制作一个新文件时，凡预测今后还可能会使用到的，我都会同时制作出一个文件模板。
例如，大家也可以参考的是：
工作中的邮件模板、会议模板、快递文件清单模板……
拆书时的线上拆书模板、线下拆书模板、各平台的不同拆书模板……
友情提醒：我不建议在既有文件上直接修改成新文件，而是建议要制作模板，在模板上做填空。——因为在既有文件上直接修改的话，很容易有遗漏的地方哟。
权威参考大家可以先想像下，法官写判决书的情形是怎样的呢？
一位法官每个月要写很多份判决书。
每个案件各有其不同点。
一个案件的证据材料至少几十页、上百页，甚至上千页。法官如何选择哪些信息是需要写入判决书，哪些信息是不需要写入判决书的呢？
全国有几百家法院，上千名法官，如何让各地法官做出较为完整统一的判决书呢？
为指导全国法院民事裁判文书的制作，确保文书撰写做到格式统一、要素齐全、结构完整、繁简得当、逻辑严密、用语准确，提高文书质量，年，最高人民法院印发了《人民法院民事裁判文书制作规范》（以下简称《规范》）和《民事诉讼文书样式》（以下简称《样式》）。
连法官制作判决书如此权威的文件，都可以有规范和模板。我们普通人制作文件，soeasy咯。
那么，如何自己设计模板吗？以下是我的实践，供大家参考。
如何自制模板Step1：划分三大部分——标题、正文、落款。
几乎绝大多数的文件，不论是邮件、信件、还是报告、文件，都需要具备三大要素：标题、正文、落款（详见后文）。
课后行动：大家可以随机检查看看你过去的邮件、信件、报告，是否都具备这三个要素？
如果缺少任一要素的话，请尝试着添加上去。
然后，比较添加前后的两个版本，看看有何不同？
提示：通常，具备这三个要素的商业文书会看起来更完整、更正式。
Step2：设计标题
下面是法院判决书的标题，由法院名称、文书名称和案号构成。
职场中应用时，可相应转换成为：公司名称、文书名称和编号。
其中，若使用的是带有公司名称抬头的文件用纸或模板的话，则公司名称可以省略。另外，若是公司内部汇报文件的话，公司名称也可省略。
写文书名称时，按公司或行业惯例即可，留意简洁性。
关于编号，正式文件、名称相同的文件，建议有编号，便于区分与归档。
（其实编号规则可大有学问呢，改日和大家细说。）
Tips：如果贵公司里还木有带抬头、水印与logo的word模板的话，建议大家先自制一个，一劳永逸。
Step3：设计落款
落款可分三种：
第一种，对外文件的落款，例如对客户的报告文件。正式些，通常是公司名称+部门+姓名+日期。如有需要，还可以增加联系方式，便于对方与你联系。
第二种，对内文件的落款，例如公司内汇报。简单些，通常是部门+姓名+日期即可。
第三种是自用文件，落款可省。
设计好固定的格式，可以放在印象比较或为知笔记里。使用时，随用随复制。
Step4：设计正文
参照最高院的规范，职场文件的正文也可以再细分为四要素：基本信息、事实、观点、结论。
基本信息：制作文件或使用文件相关公司或人员的信息，有时需要注明此文件制作的目的。
事实：一般指此文件要讨论或阐述的问题的背景。——这点很重要。经常有小伙伴说，在职场沟通中出现“自己以为别人已知道背景，而别人实际上并不知道”的情形。所以，不论对方知晓与否，描述事实，均可减少沟通的障碍。
观点：陈述制作者的看法，尤其阐述分析的过程、得出结论的理由等。
结论：明确和总结核心或最终结论，或可指出下一步行动等。根据情况，结论也可以在文件一开始即提示。谓之“结论先行”。
当然，根据具体文件的内容，此四要素可以增减。
例如，如果是制作《寄送文件清单》模板的话，只需要基本信息与结论即可，事实与观点可以省略（下文有参考样式）。
Step5：不断更新与迭代
大家都知道，在互联网时代，讲究的是：小步快跑，不断迭代。
有时一个模板并不能适用所有情形。随着对同类事务的熟悉，可以有更优的表达方式、更棒的框架设计，所以，边做边改，不断更新与完善，是个非常好的习惯。我从没有一成不变的模板或文件。
此外，外部世界也在变化。每几年，流行趋势就会发生变化。举个栗子，若以现在的眼光，去看10年前做的甲氧补骨脂素 xywy北京哪里专业治疗白癜风的医院
